El Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital (en adelante, la “LSC”) recoge una serie de obligaciones anuales que deben cumplir todas las sociedades de capital en relación con el normal desarrollo de su actividad.
Cabe advertir que, tal y como se detalla a continuación, si bien la LSC impone una serie de obligaciones a los órganos de administración de dichas sociedades, no siempre establece un régimen sancionador para el incumplimiento de cada una de ellas. A mayor abundamiento, el régimen sancionador que, hasta ahora, establecía la LSC, era bastante impreciso, lo que en la práctica se traducía en su inaplicación por parte de las autoridades competentes.
Consciente de su imprecisión y, por tanto, de su inaplicación en la práctica, a principios de este año, el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital (el “Ministerio”) aprobó el Real Decreto 2/2021, de 12 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas (en adelante, el “Reglamento”) que, entre otros, precisa la regulación del régimen sancionador previsto en la LSC.
La principal obligación de una sociedad de capital es, sin lugar a duda, el depósito de las cuentas anuales, y así se desprende de la propia LSC con la configuración del régimen sancionador derivado de su incumplimiento.
En este sentido, de conformidad con el artículo 253 de la LSC, los administradores de una sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las cuentas anuales y la propuesta de aplicación del resultado. Continua el artículo 164 de la LSC disponiendo que la junta general ordinaria se reunirá necesariamente dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio para aprobar las cuentas del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado. Finalmente, el artículo 279 de la LSC, establece que el órgano de administración deberá presentar las cuentas anuales, para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social, dentro del mes siguiente a la aprobación de las mismas.
A pesar de que la formulación, la obligación y el depósito de las cuentas anuales son la obligación por excelencia de toda sociedad, existe otra que merecen ser nombrada: la legalización del libro de actas y del libro registro de socios.
Según el artículo 26 del Real Decreto de 22 de agosto de 1885 por el que se publica el Código de Comercio, las sociedades mercantiles deben llevar un libro de actas en el que consten todos los acuerdos tomados por las juntas generales y demás órganos colegiados. Por su parte, los artículos 104 y 116 de la LSC establecen la obligación de las sociedades de llevar un libro registro de socios o, en su caso, accionistas.
En este sentido, el artículo 333 del Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil (“RRM”) dispone que los libros deberán ser presentados a legalización antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.
Por lo que respecta a las consecuencias del incumplimiento de tales obligaciones, éstas varían según el caso. En cuanto a las cuentas anuales, esto es, el incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositarlas dentro del plazo establecido provoca dos consecuencias directas:
El cierre registral da lugar a que no se inscriba en el Registro Mercantil documento alguno referido a una sociedad mientras el incumplimiento persista, aunque existen ciertas excepciones al respecto. No obstante, el cierre registral por falta de depósito de cuentas no se produce al día siguiente de la fecha límite para depositar las cuentas, sino que, de acuerdo con el artículo 378 del RRM, tiene lugar transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio social.
En lo referente a las multas, el importa mínimo de la sanción se establece en 1.200 euros, pudiendo llegar a imponerse sanciones de hasta 300.000 euros en función del volumen de facturación anual.
En cambio, la no legalización de los libros obligatorios no tiene una consecuencia directa per se. Los problemas con el incumplimiento de esta obligación se presentarían en un escenario completamente diferente. Si bien es cierto que no existe una sanción económica, la legalización de los libros tiene valor probatorio internamente y frente a terceros, organismos públicos y tribunales. Si los libros no han sido legalizados, su contenido carece de valor probatorio y eso podría generar un conflicto en situaciones litigiosas como, por ejemplo, en el seno de un concurso de acreedores.
En cualquier caso, y como se adelantaba al inicio, el Ministerio ha aprobado un real decreto en virtud del cual ha precisado la regulación del régimen sancionador aplicable al incumplimiento de la obligación de depositar las cuentas en el Registro Mercantil. En concreto, la Disposición Adicional Undécima ha fijado los criterios para la imposición de las sanciones por el incumplimiento de la citada obligación. De conformidad con el Reglamento, los criterios para determinar el importe de la sanción serán los siguientes:
En vista de cuanto antecede y bajo la premisa de una sociedad cuyo ejercicio social coincide con el año natural (de 1 de enero a 31 de diciembre), los plazos máximos para realizar las obligaciones descritas en los párrafos anteriores serían los siguientes: para la formulación de las cuentas anuales el 31 de marzo; para la aprobación de cuentas el 30 de junio; para el depósito el 30 de julio; para la legalización de libro el 30 de abril; y para el cierre de hoja registral el 31 de diciembre.
Sin embargo, y como es bien sabido, el año pasado, con motivo de la crisis del COVID-19, el Gobierno español aprobó el Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo, de medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19. Dicha disposición legal incluyó un paquete de medidas extraordinarias dirigidas a las personas jurídicas, con especial atención a las sociedades de capital, al objeto de facilitar el cumplimiento por parte de estas entidades de las obligaciones de formulación, aprobación y depósito de las cuentas anuales correspondientes al ejercicio cerrado el pasado 31 de diciembre de 2019. Sin entrar a analizar a fondo el Real Decreto-Ley, ya que en breves dejara de tener efectos prácticos, dicha norma extendió los siguientes plazos para las obligaciones relativas al ejercicio social terminado el 31 de diciembre de 2019: para la formulación de cuentas anuales el 31 de agosto de 2020; para la aprobación de cuentas el 31 de octubre de 2020; para el depósito de cuentas el 30 de noviembre de 2020; para la legalización de libros el 30 de septiembre de 2020; y para el cierre de hoja registral el 31 de mayo de 2021.
De lo anterior se deduce que, si bien las cuentas anuales relativas al ejercicio cerrado a 31 de diciembre de 2019 ya deberían estar formuladas, aprobadas y depositadas en el Registro Mercantil correspondiente, en caso de que una sociedad no hubiera dado cumplimento a dichas obligaciones, aun tendría la hoja registral abierta y, por tanto, podría inscribir actos en el Registro Mercantil. No obstante, para aquellas sociedades que aún no hayan depositado las cuentas anuales relativas al ejercicio 2019, téngase en cuenta que el mes que viene el Registro Mercantil procederá a cerrar la hoja registral, con todas las consecuencias descritas anteriormente.
En cualquier caso, y por lo que respecta a la imposición de multas, es importante tener en cuenta que, si bien el incumplimiento se entiende desde el momento en que finaliza el plazo para depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil y no con el cierre de la hoja registral de la sociedad, nótese que la manera más eficaz que tienen las autoridades para detectar dicho incumplimiento por parte de una sociedad es con el cierre de la hoja registral de la misma.
Por tanto, y sin perjuicio de que se puedan llegar a dar supuestos de sanción en sociedades cuya hoja registral aún no haya sido cerrada, es de vital importancia que las sociedades que aún no hayan depositado las cuentas anuales del ejercicio 2019, lo hagan antes de 31 de mayo de 2021, ya que con la entrada en vigor del Reglamento es de esperar que las autoridades intensifiquen su actividad sancionadora a este respecto.
